EIN BRISANTES THEMA: VERFAHRENSDOKUMENTATION

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Bitte nicht unterschätzen: Seit 2 Jahren sind sie in Kraft, jetzt macht die Finanzverwaltung ernst – es drohen neue Gefahren bei den nächsten Betriebsprüfungen! Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und das Vorliegen von Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

Konsequenzen bei Fehlen dieser Unterlagen

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist nicht mehr gewährleistet. Mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Hier sind grundsätzlich Sicherheitszuschläge von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze möglich.

Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Unterlagen vorliegen:

Programmierprotokolle

die digitalen Grundaufzeichnungen und

die erforderlichen Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen

So müssen z.B. alle elektronisch erstellten Rechnungen im Rahmen von Betriebsprüfungen in digitaler Form vorlegt werden können!

Verfahrensdokumentation – ein „Muss“ mit großen Vorteilen für Ihr Unternehmen

Verfahrensdokumentationen sind nicht nur obligatorisch, sondern auch betriebswirtschaftlich sinnvoll:

  • Transparenz, wenn sich Prozesse ändern oder DV-Systeme ersetzt bzw. Migrationen vorgenommen werden
  • wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
  • zur schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter in bestehende Prozesse.
  • zur besseren Kontrolle von internen Verfahren
  • als wichtiger Input für das Risiko- und Qualitätsmanagement
  • als Entscheidungsgrundlage für Kosten-Reduktionen (unbekannte Einsparpotenziale entdecken)

Wichtig für Nutzer von Registrier- und PC-Kassen

  • Gerade in bargeldintensiven Betrieben ist die Verfahrensdokumentation wichtig. Das Gesetz hat der Betriebsprüfung ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet. (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)
  • Finanzbeamte können ohne vorherige Ankündigung die Kassenführung prüfen. Es müssen alle Bücher und Organisationsunterlagen vorgelegt werden (§ 146b AO).
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Der ETL | MCP-Experte für
Verfahrensdokumentation berät Sie gerne:

Wolfgang Schmidt
Wirtschaftsprüfer
Tel. 06431-977170

Wir unterstützen Sie und bieten Ihnen daher die Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen mit Hilfe von umfassenden Checklisten an.

Wussten Sie, dass es evtl. staatliche Zuschüsse dafür gibt?

Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) bzw. vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)